02.03.2021

Leitfaden für das erste Gespräch mit Mitarbeiter:innen

von Katja Schäfer

Warum braucht es ein erstes Gespräch?

Es gibt an sich zwei Möglichkeiten, wie Menschen in eine Führungsposition kommen. Entweder Du hast Dich von extern beworben oder Du bist intern im Unternehmen befördert worden. 

Beide Ausgangssituationen haben eine Schnittmenge. Das Vertrauen des Teams ist meistens noch nicht da. Bist Du im eigenen Team zur Führungskraft geworden, kennst Du vielleicht das Team, aber noch nicht Deine Rolle. 

Damit Du und auch Deine Mitarbeitenden Klarheit bekommen, wie die gemeinsame Zusammenarbeit gut und mit Freude klappt, dafür gibt es das erste Gespräch im One-on-One.


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Lass uns starten... 


Die Gesprächsvorbereitung

Lade Deinen Mitarbeiter* vorher ein. Erst mündlich und gerne auch nochmal in einer Bestätigungsmail mit dem entsprechenden Ort, Zeit oder Link zum Einloggen. Nur eine Mail ist zu wenig, da hier viel hineininterpretiert werden kann. Schaffe Dir einen ruhigen Raum ohne Störungen. Das geht natürlich online, wie offline. Sei ein bisschen früher da und bereite den Raum vor. Wenn ihr euch virtuell trefft, kannst Du in der Mail erwähnen, dass gerne ein Kaffee mitgebracht werden kann. Plane auch unbedingt am Ende einen zeitlichen Puffer ein. Das erste Gespräch dauert ca. eine bis eineinhalb Stunden. 


Das eigene Mindset als Führungskraft

Bist Du gerne Gastgeber oder Gastgeberin? Diese Einstellung hilft Dir dabei, offen, freundlich und mit viel Wertschätzung Deinem Gast gegenüber zu treten. Außerdem strahlst Du aus: "Herzlich Willkommen!" Diese Grundeinstellung hilft Dir, eine vertrauensvolle, gute Atmosphäre zu schaffen, in der ein Gespräch auf Augenhöhe möglich ist. 


Das Setting des Mitarbeitergesprächs

Das erste Gespräch ist primär zum Kennenlernen da. Du lernst Deine Gegenüber als Mensch kennen und sie Dich. Deshalb kannst Du auch gerne ein paar persönliche Dinge erzählen. Ein Hinweis: Persönliches ja, privates nein. Du kannst Dir vorab klar machen, was dieser Punkt für Dich in der Praxis heißt. 


Euer gemeinsamer Start in eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Stimmt die Atmosphäre und  habt ihr euch begrüßt? Checke, ob Dein Gegenüber noch etwas braucht. Kaffee, Tee, Wasser? Gerne kannst Du am Start sagen, dass es sich nicht um ein klassisches Mitarbeitergespräch handelt. Es geht darum, dass ihr eine Basis für den Start einer guten Zusammenarbeit schafft. Gerne kannst Du Dich kurz vorstellen.  Danach sollte der Fokus auf Deinem Mitarbeiter liegen. Operatives hat in diesem Gespräch keinen Platz. Mit Deiner kurzen Vorstellung gibst Du auch Deinem Gegenüber eine Idee, was er oder sie über sich erzählen kann. 


Wo steht Dein Mitarbeiter oder Deine Mitarbeiterin?

In einem solchen Gespräch ist es sinnvoll, dass Du Dir ein gutes Bild machen kannst, wo Dein Gegenüber steht. Welche Rolle hatte er oder sie bisher im Team? Welche Aufgaben und Verantwortung werden als besonders relevant gesehen? Wie wohl fühlt sich er/sie sich mit der aktuellen Rolle? Gibt es Schwierigkeiten, Hindernisse oder Herausforderungen? Wie wird die Atmosphäre im Team gesehen? Diese Fragen kannst Du Dir natürlich vorher überlegen. Wichtig ist, dass Du nicht wirkst, als ob Du den Menschen vor Dir ausquetscht. Achte deshalb auf einen guten Gesprächsfluss. Wenn Du etwas nicht verstehst oder nicht einsortieren kannst, frage gerne wertschätzend nach, wiederhole Aspekte, die Du für besonders wichtig hältst und stelle offene Fragen. 


Der Blick in die Zukunft: Was könnten Ziele der Zusammenarbeit sein?

Was könnten Ziele von Deinem Gegenüber und Dir sein? Hier liegt der Fokus und der meiste Redeanteil wieder bei Deinem Teammitglied. Jedoch ist es sicher für sie oder ihn spannend, wie Du Dir Deine Rolle vorstellst und was Deine Ziele sind.

Interessant könnte für Dich auch sein, was eine gute Zusammenarbeit für Deinen Gegenüber heißt, welche Werte im Team gelebt werden und vielleicht sogar, was Du unbedingt beibehalten solltest. So eine Tradition wie zum Beispiel die gemeinsame Kaffeepause um 10 Uhr oder das Feiern von Geburtstagen während der Arbeitszeit solltest Du nicht über Board werfen. 

Wenn es bereits klare Ziele gibt, kannst Du fragen, welchen bestmöglichen Rahmen  Dein Gegenüber braucht, um diese auch zu erreichen. Gibt es vielleicht sogar eine Aufgabe, die er oder sie abgeben möchte? Oder etwas, was spannend ist, neu zu lernen? Dieser Teil des Gesprächs unterstützt Dich auch bei Möglichkeiten, wie Du an wen Dinge delegieren kannst. Dies kannst Du natürlich erst einmal im Hinterkopf behalten. Du wirst aber merken, was Deiner Mitarbeiterin oder Mitarbeiter Spaß machen würde.


Ein guter Abschluss

Fasse gerne am Ende noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammen. Kläre, ob Deinem Gast noch etwas fehlt. Du kannst anbieten, dass Du die Notizen zusammenschreibst und ihm oder ihr zur Verfügung stellst zur Überprüfung, ob alles Wichtige gesagt wurde. Dieses informelle Protokoll ist viel wert. Es zeigt, dass Du transparent, auf Augenhöhe und wertschätzende arbeitest und kommunizierst. Diese Aspekte sind wichtig, damit Du das nötige Vertrauen vom Team bekommst.  

Das letzte Wort gehört Deinem Gast. Bedanke Dich und mache gerne transparent, wie es weiter geht und wann ihr das nächste Mal die Gelegenheit habt, in diesem Rahmen zu sprechen. 


Nach den Gesprächen mit den einzelnen Mitarbeitenden

Eine Lösung für gute Ziele könnte sein, dass Du nach den Erstgesprächen ein Meeting mit allen machst, in dem ihr eure Ziele definiert. Hier kannst Du auch die Forderungen und Ziele einbeziehen, die Du selbst von Deinem Chef oder Deiner Chefin bekommen hast. Die Kennlerngespräche und die Gespräche mit Deiner Führungskraft geben Dir für diesen Termin ordentlich Material, um in Ruhe gemeinsam bei einem Kick-off zu starten. 


Ich wünsche Dir viel Spaß bei der Umsetzung. 

Für Fragen bin ich natürlich gerne für Dich da. Schreib mir am besten per Mail auf mail@mindstone-coaching.de


Deine Katja


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*Verzeih mir die wilde Mischung von weiblichen und männlichen Formen für den besseren Lesefluss.